Das Wichtigste für Benutzer

contractSAVE ist im Grunde selbsterklärend und einfach zu verstehen. Dennoch sollten Sie als Benutzer einige Punkte beachten, bevor Sie Verträge hochladen.

#Nutzen Sie diese Dokumentation

Wir haben uns viel Mühe gegeben, um die verschiedenen Konzepte und Ansichten von contractSAVE zu erläutern. Nutzen Sie es! Sie erreichen die Dokumentation jederzeit mit einem einfachen Klick in der Titelleiste von contractSAVE.

#Wie benenne ich einen Vertrag

In contractSAVE wird das Feld Beschreibung für die Identifikation von Verträgen genutzt. Sie sollten hier eine kurze Beschreibung für den Vertrag eingeben, aus der deutlich wird um was es im Vertrag geht. Einen Arbeitsvertrag für einen Mitarbeiter könnte man also "Thomas Berg - Arbeitsvertrag" nennen. Einen Mobilfunkvertrag würde man dann als "Thomas Berg - Handy" bezeichnen. Versicherungsverträge zum Beispiel "Hausratsversicherung Feldweg12" oder einfach "Krankenversicherung"

Wenn Sie als Dienstleister oder Agentur viele Verträge mit Kunden bzw. Lieferanten abschließen, macht es Sinn zum Beispiel den Projektnamen und den Namen des Mitarbeiters für die Bezeichnung zu nutzen. Wir benennen unsere Auftragsscheine beispielsweise immer mit einer Kurzform des Mitarbeiters, dem Projektnamen und einer Angabe, ab wann der Vertrag gültig ist (z.B. "BEWE - CRM Solution 1/23"). Damit erkennen wir auf einen Blick, worum es in dem Vertrag geht und müssen nicht erst in die Details schauen.

Es gibt auch noch das Feld Bezeichnung für den Vertrag. Hier sollten Sie aber die Bezeichnung aus dem Vertragsdokument selber übernehmen, also die "offizielle" Bezeichnung. Das ist in der Regel ein Nummerncode oder eine schwer zu interpretierende Zeichenfolge. Daher macht es wenig Sinn, diese Bezeichung für die Verwaltung der Verträge zu nutzen. Als Information ist sie hilfreich, für den schnellen Überblick eher nicht.

#Kunde oder Anbieter

Im Feld Rolle geben Sie Ihre Rolle im Vertrag an. Dabei geht es im Wesentlichen darum, ob Sie im Rahmen des Vertrags Geld bezahlen oder Geld erhalten. Für die Rolle stehen drei Optionen zur Verfügung - Kunde, Anbieter, Keine Rolle. Als Regel merken Sie sich am Besten:

Müssen wir etwas bezahlen, dann sind wir der Kunde
Bieten wir etwas an und werden bezahlt, dann sind wir der Anbieter
Spielen direkte Geldzahlungen im Vertrag keine Rolle, dann wählen Sie "Keine Rolle" aus.

Manchmal ist es etwas verwirrend, wer ist zum Beispiel in einem Arbeitsvertrag der Kunde und wer der Anbieter? Man würde hier eher von Arbeitgeber und Arbeitnehmer sprechen. In contractSAVE wird die Rolle jedoch genutzt, um Ausgaben und Einnahmen zu berechnen, daher brauchen wir eine eindeutige Bezeichnung der Rolle.

Der folgenden Tabelle können Sie für die meisten Vertragstypen entnehmen, wer der Kunde und wer der Lieferant ist:

Vertragstyp	Kunde	Anbieter
Arbeitsvertrag	Arbeitgeber	Arbeitnehmer
Dienstleistervertrag	Auftraggeber	Auftragnehmer
Auftragsschein	Auftraggeber	Auftragnehmer
Werkvertrag	Auftraggeber	Auftragnehmer
Agenturvertrag	Auftraggeber	Agentur
Softwarevertrag (SaaS)	Nutzer der Software	Hersteller der Software
Plattformvertrag (PaaS)	Nutzer der Plattform	Betreiber der Plattform
Infrastrukturvertrag (IaaS)	Nutzer der Cloud	Cloud Anbieter
Kaufvertrag	Käufer	Verkäufer
Mietvertrag	Mieter	Vermieter
Leasingvertrag	Leasingnehmer	Leasinggeber
Versicherungsvertrag	Versicherter	Versicherung
Versorgervertrag	Kunde	Anbieter
Telekommunikationsvertrag	Kunde	Betreiber

#Die wichtigsten Informationen zu einem Vertrag

Wenn Sie einen neuen Vertrag hinzufügen, müssen Sie bereits die folgenden Informationen eingeben:

Vertragstyp: Gruppiert den Vertrag ein.
Status: Bei Verträgen die bereits gültig sind Aktiv, sonst in der Regel Entwurf.
Rolle: Wenn Sie bezahlen Kunde, sonst Anbieter beziehungsweise Keine Rolle wenn keine Zahlungen mit dem Vertrag verbunden sind.
Beschreibung: Wird genutzt, um den Vertrag zu identifizieren.

Anschließend sollten Sie weitere Daten zum Vertrag erfassen, damit Sie die Möglichkeiten von contractSAVE effektiv nutzen:

Mitarbeiter: Falls der Vertrag sich auf einen Mitarbeiter bezieht - das gilt in der Regel für Arbeitsverträge, Dienstleisterverträge oder Auftragsscheine - sollten Sie den Namen des Mitarbeiters hier eingeben. Das ermöglicht später die Suche und Gruppierung von Verträgen, die sich auf den Mitarbeiter beziehen.
Vertragspartner: Geben Sie immer den Vertragspartner für einen Vertrag ein, auch wenn es nur ein Name ist. Ohne den Partner zu bennenen wird es schwierig, den Vertrag später zu verstehen.
Wichtige Informationen: Im Reiter Wichtige Informationen sollten Sie zum Beispiel Paragraphen mit Bezug zu Haftung oder Vertragsstrafen hinterlegen. Damit haben Sie mit einem Blick die wichtigsten Passagen des Vertrags im Griff.
Start und Ende-Datum: Wenn der Vertrag eine begrenzte Laufzeit hat, sollten Sie auf jeden Fall das Start- und das Ende-Datum des Vertrags erfassen. Das machen Sie im Reiter Laufzeit und Finanzen. Setzen Sie bei dieser Gelegenheit auch gleich die Erinnerung für das Vertragsende.
Kündigungsfrist: Falls der Vertrag eine bestimmte Kündigungsfrist hat, insbesondere wenn die Kündigung nur in einem bestimmten Zeitraum möglich ist, füllen Sie die entsprechenden Felder aus. Und auch hier sollten Sie gleich die Erinnerung aktivieren.
Finanzdaten: Ist der Vertrag mit der Zahlung von Geldbeträgen verbunden, sollten Sie die Vertragswerte unter Finanzdaten ausfüllen. Nur wenn Sie für jeden Vertrag die korrekten Werte erfassen, kann contractSAVE verläßliche Daten über Einnahmen und Ausgaben liefern.

Um contractSAVE optimal zu nutzen, sollten Sie außerdem TAGs zum Gruppieren von Verträgen und, falls vorhanden, den übergeordneten Vertrag auswählen.

#Vertragserinnerungen

Wie bereits oben erwähnt, sollten Sie immer das Start- und das Ende-Datum des Vertrags sowie mögliche Kündigungsfristen eingeben und die entsprechenden Erinnerungen aktivieren.

Zusätzlich können Sie individuelle Erinnerungen für einen Vertrag hinzufügen. Wenn Sie zum Beispiel an bestimmte Meilensteine erinnert werden möchten, können Sie dafür eine Erinnerung hinzufügen. Gehen Sie dazu in den Reiter Erinnerungen und fügen Sie eine Erinnerung hinzu. Sie können hier noch entscheiden, ob diese Erinnerung allen Mitarbeitern geschickt werden soll, die den Vertrag sehen können, oder nur Ihnen.