Verträge in einem Team verwalten
Diese Funktionalität steht in der Professional Version zur Verfügung.
Teams werden in contractSAVE genutzt, um die Sichtbarkeit von Verträgen zu steuern.
Ein Vertrag wird einem oder mehreren Teams zugeordnet und Benutzer sind Mitglieder von einem oder mehreren Teams. Ein Benutzer kann alle Verträge sehen, die mindestens einem seiner Teams zugeordnet sind.
Um zu verstehen, wie die Sichtbarkeit in der Praxis funktioniert, betrachten Sie die folgende Grafik.
#Vertragsadministratoren benennen
Für die Verwaltung von Teams sind die Vertragsadministratoren verantwortlich. Sie erstellen und bearbeiten Teams, fügen Mitglieder hinzu oder entfernen Mitglieder die keinen Zugriff mehr auf die Verträge benötigen. Sie können archivierte Verträge wieder aktivieren oder endgültig löschen. Außerdem können Sie einen Vertrag den Teams zuweisen, für die der Vertrag relevant ist.
Um einen Benutzer zum Vertragsadministrator zu machen, müssen Sie selbst die Rolle Vertragsadministrator haben. Es gibt immer mindestens einen Vertragsadministrator in contractSAVE.
Nachdem ein neues Konto für contractSAVE erstellt wurde, ist der Benutzer, der bei der Registrierung angegeben wurde, automatisch Vertragsadministrator.
Wechseln Sie in die Ansicht Teams und wählen Sie das Team Administrator-Team aus.
Klicken Sie in das Feld Mitarbeiter hinzufügen und wählen Sie aus der Liste einen Mitarbeiter aus, der dem Team hinzugefügt werden soll. Sie können den Namen auch eintippen, um den Mitarbeiter in der Liste schneller zu finden, falls Sie viele Mitarbeiter haben.
#Ein Team bearbeiten
Wechseln Sie in die Ansicht Teams und wählen Sie ein Team aus. Sie können nun
- den Namen und die Beschreibung des Teams bearbeiten sowie das Team deaktivieren oder aktivieren,
- Mitglieder zum Team hinzufügen oder aus dem Team entfernen und
- sehen, auf welche Verträge Mitglieder des Teams Zugriff haben.
#Ein neues Team erstellen
Wechseln Sie in die Ansicht Teams und klicken Sie neben Ihre Teams auf das + Symbol.
Um einen Mitarbeiter aus einem Team zu entfernen, markieren Sie den Mitarbeiter und klicken Sie auf das Löschen Symbol links neben dem Mitarbeiter.
#Einen Vertrag einem Team zuweisen
Wenn Sie (oder ein Mitarbeiter) einen neuen Vertrag hinzufügen, kann bereits an dieser Stelle bestimmt werden, welche Teams den Vertrag sehen können.
Im unteren Bereich des Dialogs werden die - für den aktuelle Benutzer - sichtbaren Teams angezeigt. Nun können die Teams markiert werden, deren Mitglieder den Vertrag sehen sollen.
Das Administrator-Team kann nicht deaktiviert werden, da Vertragsadministratoren immer Zugriff auf alle Verträge bekommen. Für einen Benutzer, der nicht im Administrator-Team ist, ist der Eintrag nicht sichtbar.
Im der Detailansicht zu Verträgen können die Teams zu einem späteren Zeitpunkt von einem Vertragsadministrator bearbeitet werden. Dazu wechseln Sie dort in den Bearbeiten-Modus und markieren Sie die Teams, die den Vertrag sehen sollen.
Normale Mitarbeiter können den Reiter zwar öffnen, die Zuordnungen aber nicht verändern. Damit können Sie sehen, wer außer Ihnen noch Zugriff auf den Vertrag hat.