Sichtbarkeit von Verträgen
Verträge sollten nur für diejenigen sichtbar sein, die sie auch sehen müssen. Dieser Idee folgt contractSAVE mit den Teams.
Teams sind nur in der Professional-Version von contractSAVE verfügbar.
Ein Vertrag wird einem oder mehreren Teams zugeordnet. Der Vertrag kann nur von den Mitarbeitern gesehen werden, die ebenfalls dem Team zugeordnet sind.
Eine Ausnahmen ist das Administrator-Team. Mitglieder in diesem Team sehen grundsätzlich alle Verträge, da sie bei Problemen Zugriff auf den Vertrag brauchen.
Die folgende Grafik zeigt, was das in der Praxis bedeutet:
In diesem Beispiel
- können Bernd und Monika alle Verträge sehen, da sie dem Administrator-Team angehören.
- Nadine kann die Verträge A und B sehen, da sie nur dem Backoffice-Team angehört.
- Christian kann die Verträge A, B und C sehen, da er sowohl Mitglied im Backoffice-Team als auch im Projekt-Team ist.
- Thomas kann nur den Vertrag C sehen, da dies der einzige Vertrag ist, der dem Projekt-Team zugeordnet ist.
Teams werden von Vertragsadministratoren verwaltet, also von Benutzern, die dem Administrator Team zugeordnet sind
Fügt ein Mitarbeiter einen neuen Vertrag hinzu, so kann er auswählen, in welchen seiner Teams der Vertrag sichtbar sein soll.
- Nadine kann nur das Backoffice-Team auswählen.
- Thomas kann nur das Projekt-Team auswählen.
- Christian kann das Backoffice-Team und das Projekt-Team auswählen.
- Bernd und Monika können jedes Team auswählen.
Nachdem der Vertrag angelegt wurde, kann nur ein Vertragsadministrator die Zuordnung zu den Teams verändern. Normale Mitarbeiter können zwar sehen, welche Teams Zugriff auf den Vertrag haben, aber sie können diese Zuordnungen nicht mehr bearbeiten.
Über das Flag Nur Leserecht für einen Benutzer von contractSAVE kann zusätzlich gesteuert werden, ob ein Mitarbeiter Verträge nur sehen, oder auch bearbeiten kann. Mehr dazu hier.